Escritura de Negocios V

“La escritura de negocios es la vestimenta de la voz”- haciendo referencia, las palabras que se usan en la voz se derivan de la gran organización en la escritura.

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Actualmente, la tecnología nos esta arrastrando hacia una comunicación mucho mas rápida que como se utilizaba en el siglo 19. El correo electrónico y facebook reemplazara la comunicación oral? Podremos comunicarnos en un solo lenguaje y automáticamente se traducirá al lenguaje situado?. En esta serie, hablare de la importancia de los tonos de lenguaje que se transmite en los mensajes escritos, el contenido en los emails y recomendaciones de uso de pronombres personales. Recordar que la escritura de negocios debe de ser dirigido hacia una audiencia, ya establecida por el autor.

Uno de las características que se deben cuidar en un mensaje escrito es el tono, ya que este definirá el sentido y la emoción del autor. Muchas veces escribimos algo en un mensaje del celular, sin pensar como la otra persona lo pueda tomar. Las palabras tienen emociones y si no se utilizan de una forma correcta, generalmente se caerá en una opinión sin argumentos. Así que, vigila el tono de tus palabras!.

Además, los empresarios evitan el ser sarcástico en los mensajes. Buscan tener la argumentación como su principal arma. Los empresarios comúnmente, no les gusta ser sarcásticos, ni chistosos. De lo contrario, se perdería la seriedad del negocio y de la persona quien lo escribe. Si bien es cierto que las nuevas empresas están siendo relajadas en las formas de trabajar, recordar que existen dos mundos diferentes: el empleado y el empleador.

Como se debe escribir un email?

Los mensajes de correo electrónico son un punto clave para transmitir mensajes a directivos u empleados de las compañías. Existen desde errores como la prolongación larga de palabras hasta el uso inadecuado de palabras. Primeramente, uno de las cosas que podemos hacer, es la eficiencia. Es decir, vayamos al grano del mensaje. Ponte en los pies del lector del mensaje, tu crees que va destinar mas de 5 minutos leyendo lo que tratas de escribir en tu mensaje. Muchos ponen imágenes grandes que los visores tienen que estar moviendo el ratón hacia abajo. Tampoco, cuentes toda la historia del proceso, vete directamente al meollo del asunto.

Se recomienda utilizar: “el”, “nosotros”, “ustedes” y eludir el “yo” y “tu”. Se ve con buenos ojos el uso de las primeras, por la formalidad de la escritura. Los amigos se hacen con inteligencia. Mi jefe anterior siempre me decía que le hablara de “tu”, lo que no se daba cuenta es que cuando le hablaba a su jefe siempre le hablaba de “usted”. Y es por lo mismo, la educación no se encuentra en todos lados. Pienso que una distinción entre los demás trabajadores y un servidor es el tipo de lenguaje empleado.

Si se va dar una queja a un empleado a través de un mensaje por email. Tratemos de escribir de un modo formal y serio. Muchas veces la emoción no suele ganar el instinto. Evitemos usar demasiados adjetivos dentro del lenguaje se use en la queja y en sustitución empleemos argumentos validos. Hay veces se le amenaza al empleado, donde se le ordena agresivamente que no deba realizar actos en contra de la empresa. Ponte en sus pies, lo mas seguro es que explotara en todo su entorno de trabajo, denigrando a la empresa. Ejemplo:

NO HACER ESTO:

Titulo: Estas en problemas!

Juan-

Que demonios estabas pensando cuanto mandaste ese chiste? Tú compañeros no apreciaron tu chistecito, ni tampoco yo. No me digas que solo fue un pequeño chiste. Acaso no haz leído el manual de trabajo y las políticas de la empresa? Nunca me había hecho antes esto. Nunca vuelvas a mandar un email como el que mandaste.

Gerente

.

SI HACER ESTO:

Titulo: Interrupción causado por email

Juan-

Lo que una persona considera gracioso, otra persona lo podría considerar ofensivo. Varias personas se quejaron conmigo acerca del email titulado “Chequen este chiste” que tu mandaste el lunes pasado. Personalmente, estuve enojado por el inapropiado lenguaje utilizado, la cual esta lejos de los valores de la empresa. Nuestras políticas no hacen excepciones por el lenguaje ofensivo. Por favor, piensa acerca en como los futuros mensajes impactaran en tus compañeros de trabajo. Si recibo quejas otra vez, el departamento de RH tomara acciones. Pero yo confío en que no será necesario.

Pedro

.

Muchas veces perdemos la cabeza al momento de dar nuestros mensaje. Usemos inteligentemente la mente para tomar las decisiones correctas. Los empleados no tiene la capacidad de discernir entre la emoción y la objetividad. El trabajo de los gerentes es saber que la argumentación con seriedad siempre será vista con buenos ojos. Viste las palabras con traje y corbata, de lo contrario te verán como uno mas del montón.

Continua con la serie de Escritura de Negocios: Parte 1, Parte 2, Parte 3, Parte 4, Parte 5
Junio 2015, © Lazaro Quintanilla Salinas

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